viết maill chuyên nghiệp

Miễn phí

Tải xuống Đọc tài liệu

13/09/2018 44 11 4 Trang doc

ngocanh
11 "bài học vỡ lòng" để viết email thật chuyên nghiệp cho các bạn trẻ mới ra trường
Khi đi làm việc sử dụng email để trao đổi với khách hàng là vô cùng thường xuyên. Đối
với các bạn trẻ mới ra trường thương chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tiếp xúc, trao
đổi với khách hàng qua email nên có thể còn nhiều thiếu sót. Vậy đừng nên bỏ qua “11
bài học vỡ lòng để viết email thật chuyên nghiệp” mà Kế toán Đức Minh chia sẻ sau đây
cho các bạn nhé
1. Sử dụng tên email nghiêm túc và chuyên nghiệp
Email là "cổng vào" đầu tiên để tiếp cận với người nhận. Nếu bạn đã đi làm, công ty sẽ
có email riêng cho bạn với tên, chức vụ hoặc phòng ban rõ ràng. Nhưng nếu chỉ mới nộp
đơn ứng tuyển hoặc phải sử dụng email cá nhân, tên email phải bao gồm họ tên thật kèm
với ngày sinh hoặc lĩnh vực đang làm việc nếu tên đã bị trùng.
2. Tiêu đề email rõ ràng, đề cập vấn đề trực tiếp
Tiêu đề email sẽ là yếu tố "quyết định" người nhận sẽ tiếp nhận những thông tin gì trong
email của bạn, cũng như giúp người nhận sắp xếp và tổ chức email. Hãy đặt một tiêu đề
email ngắn gọn, tóm tắt nội dung của email như "Thay đổi thời gian họp", "Thông tin cần
thiết cho buổi thuyết trình", hoặc “Thông báo chiều nay sếp đãi đi ăn”...
3. Phân biệt các thành phần trong một email
Phần "To" (Gửi đến): đích danh người cần tiếp nhận email. Địa chỉ email trong phần
"To" sẽ thể hiện trong email.
"CC" (Carbon Copy): gửi cho những người có liên quan cần nắm nội dung trong email
nhưng không trực tiếp xử lý những vấn đề trong email. Địa chỉ email trong CC sẽ thể
hiện trong email.
"BCC" (Blind Carbon Copy): cũng như CC nhưng người nhận email ở chế độ BCC
sẽ không thể hiện trên email.
"Forward" (Chuyển tiếp): gửi toàn bộ nội dung email cho một người khác.
11 "bài học vỡ lòng" để viết email thật chuyên nghiệp cho các bạn trẻ mới ra trườngKhi đi làm việc sử dụng email để trao đổi với khách hàng là vô cùng thường xuyên. Đối với các bạn trẻ mới ra trường thương chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tiếp xúc, trao đổi với khách hàng qua email nên có thể còn nhiều thiếu sót. Vậy đừng nên bỏ qua “11 bài học vỡ lòng để viết email thật chuyên nghiệp” mà Kế toán Đức Minh chia sẻ sau đây cho các bạn nhé1. Sử dụng tên email nghiêm túc và chuyên nghiệpEmail là "cổng vào" đầu tiên để tiếp cận với người nhận. Nếu bạn đã đi làm, công ty sẽ có email riêng cho bạn với tên, chức vụ hoặc phòng ban rõ ràng. Nhưng nếu chỉ mới nộp đơn ứng tuyển hoặc phải sử dụng email cá nhân, tên email phải bao gồm họ tên thật kèm với ngày sinh hoặc lĩnh vực đang làm việc nếu tên đã bị trùng.2. Tiêu đề email rõ ràng, đề cập vấn đề trực tiếpTiêu đề email sẽ là yếu tố "quyết định" người nhận sẽ tiếp nhận những thông tin gì trong email của bạn, cũng như giúp người nhận sắp xếp và tổ chức email. Hãy đặt một tiêu đề email ngắn gọn, tóm tắt nội dung của email như "Thay đổi thời gian họp", "Thông tin cầnthiết cho buổi thuyết trình", hoặc “Thông báo chiều nay sếp đãi đi ăn”...3. Phân biệt các thành phần trong một emailPhần "To" (Gửi đến): đích danh người cần tiếp nhận email. Địa chỉ email trong phần "To" sẽ thể hiện trong email."CC" (Carbon Copy): gửi cho những người có liên quan cần nắm nội dung trong email nhưng không trực tiếp xử lý những vấn đề trong email. Địa chỉ email trong CC sẽ thể hiện trong email."BCC" (Blind Carbon Copy): cũng như CC nhưng người nhận email ở chế độ BCC sẽ không thể hiện trên email."Forward" (Chuyển tiếp): gửi toàn bộ nội dung email cho một người khác. "Reply" (Trả lời): trả lời email riêng cho người trực tiếp xử lý vấn đề trong email."Reply All" (Trả lời toàn bộ): gửi nội dung email trả lời cho toàn bộ những địa chỉ "To", "CC". "Reply All" sẽ không gửi nội dung email trả lời cho các địa chỉ "BBC".Ở phần trả lời email này bạn cần lưu ý kỹ để tránh vô ý tiết lộ những thông tin nội bộhoặcgửi thông tin không cần thiết cho người khác. Nhiều người sẽ khá khó chịu nếu liên tục bịgửi email không liên quan đến mình, và còn nguy hiểm hơn nữa nếu bạn "lỡ tay" gửi email nội bộ cho bên thứ 3 hoặc khách hàng.4. Ngôn ngữ nghiêm túc và trang trọngKhông cần quá căng thẳng với ngôn từ trong email, nhưng tuyệt đối không sử dụng văn nói, từ lóng hoặc xưng hô không nghiêm túc. Những trường hợp trao đổi email với người nhận là người nước ngoài, bạn cũng cần tránh xưng hô bằng tên viết tắt hoặc tên thân mậtnếu mới bắt đầu trao đổi hoặc không chắc chắn về việc họ có thích điều này hay không.5. Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sựLuôn luôn mở đầu email bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận và nội dung của email gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết đối với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời chào này theo cách thân mật hoặc trang trọng.6. Nội dung emailNội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong email có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode”.7. Tìm hiểu về văn hóa của người nhận emailTuy không nằm trong các quy tắc viết email nhưng đây sẽ là một mẹo nhỏ cho bạn: việc bỏ chút thời gian tìm hiểu về văn hóa và “thị hiếu” của nơi nhận email có thể “mở đường” cho bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng dễ hơn.Cụ thể, các nghiên cứu về hành vi cho rằng các nhà tuyển dụng ở những quốc gia ảnh hưởng văn hóa phương Đông như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc thường muốn tìm hiểu bạn là ai trước khi đi đến hợp tác. Vì vậy bạn có thể cân nhắc về việcgiới thiệu sơ lược về bản thân khi nộp đơn ứng tuyển hoặc bắt đầu thương thảo hợp tác. Tuy nhiên với các quốc gia phương Tây, sự khác biệt về văn hóa khiến họ có xu hướng muốn đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết hơn.8. Đọc lại email trước khi gửi điCó thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi”.9. Điền địa chỉ người nhận vào sau cùngChắc chắn bạn không muốn một ngày đẹp trời mình lại vô tình bấm nút gửi đi khi email vẫn còn dang dở chưa viết xong. Nếu người nhận là người thân hay bạn bè thì không thành vấn đề. Nhưng nếu là công ty mơ ước mà bạn đang mong đợi ứng tuyển bấy lâu thìviệc này sẽ trừ hẳn của bạn “10 điểm thanh lịch”. Sau khi soạn thảo email, đọc lại và chắcchắn thư đã sẵn sàng để gửi đi, điền địa chỉ người nhận vào sẽ là bước sau cùng.10. Chọn kiểu chữ và kích cỡ phù hợpĐối với email, việc trao đổi và tiếp nhận nhanh thông tin là tiêu chí hàng đầu. Bạn cũng không thể biết được người nhận sẽ đọc email trên máy tính hay thiết bị di động, cho nên việc chọn một kiểu font chữ đơn giản, gãy gọn dễ đọc là điều cần thiết. Ví dụ như kiểu chữ Times New Roman, hoặc nếu ưa thích sự đơn giản bạn có thể chọn kiểu chữ Arial, Calibri, hoặc những kiểu chữ mới như Roboto, Nunito - đủ đơn giản những cũng mang “màu sắc” hiện đại. Cỡ chữ tùy biến từ 10 - 12 và màu chữ đen là lựa chọn an toàn nhất.11. Cẩn thận với những nội dung trong emailCẩn thận trong bảo mật là điều không bao giờ thừa. Email không hề đảm bảo cho tính riêng tư về những gì bạn viết trong đó, vì vậy đừng ghi tất cả những gì mà bạn không muốn cho mọi người biết về mình. Vì “sau tất cả”, email luôn luôn có sẵn nút “chuyển tiếp” dễ dàng cho người khác đọc những gì có trong email bạn viết. Dù sao thì an toàn vẫn hơn đúng không nào?

Hoạt động gần đây

Thành viên năng động