Những lỗ hỏng thường gặp trong thủ tục mua hàng

Miễn phí

Tải xuống Đọc tài liệu

04/03/2019 114 13 6 Trang doc

ngocanh

Thể loại : TÀI LIỆU KẾ TOÁN

Từ khóa
Những rủi ro thường gặp trong quy trình mua hàng hóa – Kế toán Đức Minh
Mua hàng hóa bao gồm các trình t sau: nhu cầu, mua hàng, nhận hàng thanh
toán. Trong quá trình mua hàng nếu không đảm bảo được các điều kiện an toàn thì
doanh nghiệp có thể dễ gặp những rủi ro sau:
1.Tách bạch chức năng
Cần tách bạch giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng. Cần tách bạch chức
năng giữa người mua hàng và người sử dụng hàng
- Người sử dụng nếu chính người mua hàng thì người sử dụng hàng đã “nhắm”
một nhà cung cấp nào đó vì mối quan hệ hay lợi ích nào đó
- Người duyệt mua hàng người đi mua hàng một sẽ dẫn đến vấn đề chọn
nhà cung cấp quen, đẩy giá lên cao, ăn hoa hồng.
- Mục đích tách bạch chức năng giữa người mua hàngngười sử dụng hàng hoặc
giữa người mua hàng người duyệt mua hàng với mục đích Tạo sự độc lập ,
khách quan cần thiết để đảm bảo mua đúng hàng, đúng chất lượng với điều kiện tốt
nhất cũng như chọn lựa nhà cung cấp phù hợp.
=>RỦI RO ĐÂY: không tách bạch chức năng sẽ dẫn đến lạm dụng chức vụ
quyền hạn để chọn nhà cung cấp quen biết để ăn hoa hồng, chọn nhà cung cấp
không đúng chất lượng
2. Đề nghị mua hàng/dịch vụ
Việc mua hàng phải được kiểm soát bởi
- Mặt hàng đó có cần thiết phải mua hay không?.
Những rủi ro thường gặp trong quy trình mua hàng hóa – Kế toán Đức Minh Mua hàng hóa bao gồm các trình tự sau: nhu cầu, mua hàng, nhận hàng và thanhtoán. Trong quá trình mua hàng nếu không đảm bảo được các điều kiện an toàn thìdoanh nghiệp có thể dễ gặp những rủi ro sau: 1.Tách bạch chức năngCần tách bạch giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng. Cần tách bạch chứcnăng giữa người mua hàng và người sử dụng hàng- Người sử dụng nếu chính là người mua hàng thì người sử dụng hàng đã “nhắm”một nhà cung cấp nào đó vì mối quan hệ hay lợi ích nào đó- Người duyệt mua hàng và người đi mua hàng là một sẽ dẫn đến vấn đề là chọnnhà cung cấp quen, đẩy giá lên cao, ăn hoa hồng.- Mục đích tách bạch chức năng giữa người mua hàng và người sử dụng hàng hoặcgiữa người mua hàng và người duyệt mua hàng với mục đích là Tạo sự độc lập ,khách quan cần thiết để đảm bảo mua đúng hàng, đúng chất lượng với điều kiện tốtnhất cũng như chọn lựa nhà cung cấp phù hợp.=>RỦI RO Ở ĐÂY: không tách bạch chức năng sẽ dẫn đến lạm dụng chức vụ vàquyền hạn để chọn nhà cung cấp quen biết để ăn hoa hồng, chọn nhà cung cấpkhông đúng chất lượng2. Đề nghị mua hàng/dịch vụViệc mua hàng phải được kiểm soát bởi- Mặt hàng đó có cần thiết phải mua hay không?. - Hàng có tồn kho đâu đó nhưng không biết, cứ thấy thiếu là mua mà không kiểmtra kỷ.- Hàng có tồn kho nhưng vẫn mua vì lý do chính trị hoặc quyền lợi khác (cái nàytrong Công ty nhà nước hoặc có tính chất nhà nước thường xảy ra, ví dụ Công tythành viên mới xây một cái kho lạnh, không có gì bỏ vào nên Tổng công ty yêucầu Công ty con khác mua hàng và thuê kho để trữ để Công ty có kho có doanhthu, nghe như tiểu thuyết nhưng có thật).- Dùng tiền Công ty mua các mặt hàng sử dụng cá nhân, không phục vụ cho Côngviệc.- Đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng (mua về bỏ vì không sử dụng được).=>RỦI RO Ở ĐÂY: Cần phải biết mặt hàng đề nghị mua trong phiếu đề nghị muahàng có hợp lý hay không? Ai sẽ là người xét duyệt vấn đề mua hàng này. Cầnphải có người phụ trách duyệt phiếu đề nghị mua hàng này. Phiếu đề nghị muahàng này phải có đầy đủ những người chịu trách nhiệm tham gia vào việc kiểm trasự hợp lý của vấn đề mua hàng này trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệttrên phiếu đề nghị mua hàng (Ví dụ như theo quy định thì nếu mặt hàng A mà tồnkho còn số lượng 5 thì Bộ phận mua hàng phải lập phiếu đề nghị mua hàng và cósự kiểm soát của Thủ kho và Có sự đồng ý của Trưởng phòng mua hàng, sau đómới đem lên cho Giám đốc Công ty xét duyệt)3.Nhà cung cấp được chọnCần có danh sách nhà cung cấp được phê dụyệt với các mặt hàng chủ chốt- Tránh mua hàng những nhà cung cấp không có năng lực: hàng kém chất lượng,hàng giả, hàng nhái, khả năng tài chính yếu có thể gây rủi ro cho tiến độ giao hàng - Các nhà cung cấp được duyệt thường được thương lượng với các điều khoản ưuđãi 2 bên có thể chấp nhận được,ngoài ra nếu có hình thức hợp tác chiến lược sẽ cónhiều ưu đãi hơn (về giá, về thời hạn thanh toán, về giao hàng).- Nhà cung cấp trước khi được phê duyệt đã được tìm hiểu kỹ, đánh giá về đủ cáckhía cạnh công ty quan tâm, do đó chất lượng dịch vụ, hàng hóa thường sẽ đảmbảo hơn. Khi không còn đáp ứng được yêu cầu thì nhà cung cấp sẽ bị loại ra khỏidanh sách- Tạo sự minh bạch trong công tác lựa chọn nhà cung cấp (Phải có đầy đủ nhữngbộ phận tham gia vào việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, không để cho 1 ngườiquyết định chọn lựa nhà cung cấp)=>RỦI RO Ở ĐÂY: Chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng, dịch vụ. Và nhàcung cấp có quan hệ với nhân viên mua hàng để nhận hoa hồng. Cần có sự thamgia của bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, bộ phận sử dụng và bộ phận kiểm trachất lượng hàng hóa khi tham gia vào chọn lựa nhà cung cấp4.Đặt hàngCác vấn đề thường gặp với đặt hàng:- Đơn đặt hàng không được xử lý theo đúng quy trình và chưa được phê duyệt củangười có thẩm quyền mà đã chuyển cho nhà cung cấp thực hiện- Có các sai sót trên đơn hàng, chẳng hạn như số lượng, thời gian Giao hàng vàđiều kiện thanh toán- Đơn đặt hàng với nhà cung cấp chưa được phê duyệt hoặc nhà cung cấp có vấnđề

Mọi người cũng xem

Hoạt động gần đây

Thành viên năng động